نقش روابط عمومی دربحران/فروغ مسلم زاده مدیرروابط عمومی منابع طبیعی و ابخیزداری هرمزگان

روابط عمومی بخشی از سازمانهاست که ارتباط مستقیم با افکار عمومی دارد و در واقع هدف اساسی و ماهیت وجودی روابط عمومی ایجاد، حفظ و تداوم تفاهم با افکار عمومی است. پس لازم است برای نزدیک شدن به این هدف روابط عمومی پاسخگوی سئوالات و ابهامات حاصل شده از سوی افکار عمومی باشد و در راستای تنویر افکار عمومی تلاش کند زیرا از این طریق روابط عمومی می‏تواند راهبر و راهنمای افکار عمومی باشد.

انجمن جهانی روابط عمومی این تعریف را از روابط عمومی ارائه می کند : روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است عملی است ممتد ،مداوم،و طرح ریزی شده که از طریق آن افراد و سازمان ها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند را بدست آورند

آنچه که مهم است اینکه روابط عمومی هم می تواند بحران زا باشد و هم بحران زدا ، یعنی هر گاه روابط عمومی نسبت به نقش میانجی خود در ایجاد تفاهم مین سازمان و جامعه بی اعتنا باشد بحران زا خواهد بود و ه گاه عنصر مدیریتی خود را برای مهار و کنترل اختلافات ، بحران ها و تضادهای موجود در سازمان مدد گیرد بحران زدا خواهد بود .

مسلم است روابط عمومی به عنوان بخشی از مدیریت استراتژیک در سازمانها هرگاه بتواند به وظایف و مسئولیت های علمی خود جامعه عمل بپوشاند موفق خواهد بود و از وقوع بحران نیز جلوگیری می کند .

اما بحران چیست؟ «بحران رویدادهای تأسف باری است که مردم،جامعه یا افکار عمومی را دچار خشم،دلهره،ترس یا عصبانیت می کند که در نتیجه آن عملکرد روابط عمومی و در نهایت سازمان،نهاد یا دستگاه زیر سؤال رفته و اعتبار و حیثیت سازمان از بین می رود.» و مدیریت بحران را می توان فرایند پیش بینی و آمادگی قبلی برای رویارویی،مقابله،کنترل و هدایت عوامل و رویدادهایی دانست که بقا و توسعه سازمان را به مخاطره می اندازد.

در صورت بروز بحران در سازمان روابط عمومی ها نقش مهمی را در کنترل و رفع این بحران برعهده دارند ولی در بیشتر موارد روابط عمومی ها اطلاعات درست و شفافی از شرایط بحرانی سازمان خود به مخاطبان خود ارایه نمی دهند و اقدام به توجیه مخاطبان و رسانه ها می نمایند در صورتی که می توانند با تکنیک های مناسب و انتخاب راهکار درست و ارایه اطلاعات صحیح به مخاطبان، بحران ایجاد شده را به بهترین نحو مدیریت نمایند.

روابط عمومی در بحران

در این میان روابط عمومی که به عنوان حلقه واسط نهادها و سازمان ها به جامعه عمل می کنند از تحولات ایجاد شده توسط رسانه های اجتماعی در فرایند فعالیت های خود بهره مند می شوند .مواقعی که سازمان با بحران مواجه می شود،رسالت حرفه ای روابط عمومی سنگین تر از شرایط عادی است چرا که بخشی از امور مدیریت بحران به ویژه امور اطلاع رسانی و اطلاع یابی و شکل دهی و هدایت افکار عمومی بر عهده روابط عمومی هاست که پلی میان مردم و سازمان به شمار می آیند.

از جمله وظایف روابط عمومی ها در شرایط بحران اطلاع رسانی و اطلاع یابی زودهنگام است که با به خدمت گرفتن رسانه های اجتماعی برای جمع آوری و انتشار اطلاعات و اخبار مربوط به بحران استفاده کنند. با بروز بحران مثل زلزله اخیر، کار عمده روابط عمومی آغاز می شود. شایعات و اخبار دروغ و یا اشتباه، کار روابط عمومی را سخت می کند.

روابط عمومی ها بایستی درحیطه وظایف و ماموریتهای خود نسبت به آرام سازی روانی افکار عمومی متاثر از بحران از رویکرد انفعال خارج و فعالانه وارد عمل شوند.

فعالیت در عرصه روابط عمومی فرآیندی طاقت فرساست چرا که در مواقع بحرانی نیازمند نیروی انسانی بسیار و کارآمد است.

روابط عمومی ها در سطح کشور باید تمهیدات مورد نیاز را برای تنویر افکار عمومی بیندیشند

اما در پایان با قاطعیت می توان گفت مهمترین وظیفه روابط عمومی ، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود .